Dans un secteur hautement réglementé comme la comptabilité, la sécurité et la conformité constituent des enjeux majeurs. Les instances dirigeantes et les agences gouvernementales imposent des normes strictes et en constante évolution. Chaque entreprise a le devoir de protéger les informations de ses clients et mettre en place des processus sécurisés pour partager et stocker des informations sensibles.

Sécurité et conformité

Les logiciels de gestion de l’information sont des garants de la conformité, appliquant les nouvelles règles à tous les objets sans interférer avec les opérations courantes et sans déranger l’utilisateur final.

L’obligation réglementaire de conserver les documents pendant un certain nombre d’années peut être automatisée, tout comme leur examen et leur destruction une fois ce délai dépassé. De même, l’automatisation des autorisations et des accès peut garantir que les données sensibles des clients sont protégées et que seuls les membres concernés de l’entreprise ont accès à ces données. Cette gestion dynamique s'adapte en temps réel aux évolutions de l'entreprise : les départs, les arrivées, les changements de postes ou d’affectation de dossiers.

La garantie de sécurité et de conformité renforce la réputation de l’entreprise, tout comme la rapidité d’exécution, accélérée par l’automatisation.

En effet, au-delà de l’aspect légal, l’automatisation peut faire gagner du temps à la profession.

Normalisation et standardisation des processus

L’automatisation de la gestion de l’information peut normaliser toutes les appellations telles que la manière d’écrire le nom d’un client. Les informations sur les clients seront automatiquement étiquetées avec la même orthographe et la même ponctuation, pour éviter les erreurs ou les doublons. Cela permet aux utilisateurs et aux systèmes de rester cohérents et de gagner du temps en garantissant une source unique de vérité.

Il est ainsi plus aisé de retrouver l’historique des informations sur les clients, ce qui accélère le démarrage d’une mission et améliore la satisfaction des clients. Ces derniers n’ont alors pas à renvoyer des documents anciens ou à expliquer les mêmes éléments d’une année sur l’autre.

L'utilisation des métadonnées (ces informations structurées qui décrivent les documents), optimise la gestion du contenu et facilite la recherche pour tous les collaborateurs. Inutile de connaître l’arborescence des dossiers. La recherche peut se faire par mot clé, par client, par mission ou par année, ce qui change tout pour les comptables qui intègrent un nouveau cabinet ou un nouveau client.

L’Intelligence artificielle : un accélérateur de performance

L’IA peut analyser de grands ensembles de données pour identifier et comprendre plus rapidement les informations pertinentes.

Elle peut résumer des documents. Par exemple, au lieu de chercher des éléments dans un bail commercial, qui fait des centaines de pages, l’IA peut rapidement analyser et pointer les lignes et les pages intéressantes pour le collaborateur.

Les logiciels avancés de gestion documentaire proposent d’automatiser les workflows, allant même jusqu’à l’automatisation de certaines tâches administratives répétitives, afin de libérer du temps pour le conseil. L’effet est multiple : cela permet de décharger les collaborateurs, de réduire les erreurs, de faire face à la pénurie de main d’œuvre, et de permettre aux experts de se concentrer sur le conseil ou de nouvelles sources de revenus telles que la réglementation en matière de rapports ESG, sans oublier la satisfaction client, ceux-ci demandant toujours aux cabinets d’en faire plus dans des délais records.

Face à cette révolution numérique, les cabinets comptables adoptent une démarche proactive d'innovation. Nous avons vu apparaître des équipes chargées de l’innovation ou de la transformation digitale. Elles se consacrent tout au long de l’année à l’analyse des technologies existantes et à l’identification des points d’amélioration.

La technologie permet l’automatisation des cabinets comptables et de ce fait, leur permet d’accomplir plus de tâches avec moins d’effectif, une manière de relever les défis du recrutement et des attentes des clients, tout en se conformant aux normes en vigueur.

Une bonne gestion documentaire ajoute de la transparence et facilite les audits, un atout lorsque les entreprises désirent changer d’échelle par le biais de fusions-acquisitions ou le changement d’actionnaires.

Nicholas Child