Depuis le 1er janvier 2017, la DSN est obligatoire pour toutes les entreprises privées, y compris pour la phase 3, les TPE ne disposant plus du report à juillet 2017 comme il avait été initialement prévu. C’est plus d’un million de fichiers DSN pour le régime général reçus chaque mois. Les erreurs de paramétrage des logiciels paie ainsi que les retards de déclarations d’évènements particuliers entraînent des anomalies qui peuvent coûter cher aux entreprises. Si le taux d’erreur est désormais inférieur à 8 %, il reste néanmoins un certain nombre d’approximations ou d’omissions qui exposent les entreprises à des pénalités. Comment les anticiper et les éviter ?
Une mauvaise déclaration du Taux Accidents du travail est une des erreurs les plus fréquentes dans la DSN
Les taux AT déclarés par l’entreprise diffèrent de ceux envoyés par la CARSAT (et la CRAMIF pour l’Ile-de-France). Ce décalage peut occasionner des redressements significatifs. Il est donc important pour les entreprises de porter une attention particulière concernant les taux d’accidents de travail en vérifiant leur déclaration précise ou le paramétrage avec leur date d’effet. Les entreprises doivent également se référer aux notifications de la CARSAT et réajuster leur taux. En s’abonnant au service de la branche AT sur "net-entreprises", elles peuvent avoir une vision complète et nationale de leur situation, ce qui permet les ajustements quand ils sont nécessaires.
Attention aux versements particuliers !
Les services de la DSN ont constaté des erreurs récurrentes sur la CSG appliquée aux versements particuliers. Le paramétrage n’a pas été correctement fait, la CSG n’est pas calculée sur les versements particuliers comme le Perco, la prévoyance, les mutuelles, la participation, l’intéressement, la retraite supplémentaire. On rencontre encore trop souvent dans les DSN une part CSG à 0 sur ces versements. De même pour les différentiels de CSG, les calculs erronés de plafond peuvent entraîner des erreurs de déclaration. On le remarque notamment à la différence entre le montant déclaré et le montant cumulé. En effet, le plafond n’est pas toujours correctement calculé en cas de versement d’une prime ou des salaires avec commissions…
Les omissions qui peuvent coûter cher
Certains éléments omis comme le code "commune" ou le nom de la communauté urbaine, peuvent avoir des conséquences liées au calcul des prises en charge d’accidents de trajet ou encore de versement transport. L’enregistrement des contrats comme le contrat de travail, les contrats de prévoyance/mutuelle dans la DSN sont nécessaires au calcul des taux, des cotisations patronales, ou encore des ouvertures de droits sur les prestations pour les salariés. Leur absence induit des erreurs sur ces calculs, c’est pourquoi il est impératif de vérifier la conformité des données paie et la DSN.
Les erreurs sur les plafonds de la sécurité sociale
De nombreuses cotisations sont calculées sur le plafond de la Sécurité Sociale. Un mauvais paramétrage sur le plafonnement des assiettes entraîne des risques sur la bonne évaluation de ces cotisations, et donc des pénalités dans un premier temps puis des contrôles et redressement URSSAF, ainsi qu’une minimisation des droits des salariés aux prestations sociales.
"Avec la DSN, toutes les déclarations sont automatisées. Auparavant, les responsables paye comptaient sur les tableaux récapitulatifs de l’URSSAF permettant de lisser les écarts et les omissions de déclarations. Ce sera encore le cas pour 2017 mais plus pour 2018", indique Meriem Selmani.
Les entreprises doivent procéder à une régularisation afin de concilier les montants déclarés avec le montant des cotisations sociales réellement dues à l’URSSAF. Ces régularisations se font d’une période déclarative sur l’autre, au plus proche de la survenance de l’erreur au mois le mois, "ce qui minimise le risque sur le moyen terme. En outre, la mise en œuvre des pénalités ne s’effectuera pas sans un accompagnement préalable de la part des URSSAF, d’autant plus que les premières années, nous aurons un système mixte, avec la majoration des cotisations lors des contrôles URSSAF portant sur les trois années précédentes", conclut Meriem Selmani.
